KEP SİSTEMİ VE OLAY KAYITLARI

Gerçek kişi, özel ve kamu kurumlarının KEP adresi alarak KEP hizmet sağlayıcılarının hizmetlerinden faydalanmaları mümkündür.  BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarının yasal olarak verebildikleri hizmetler bazı kaynaklarda şöyle sıralanmaktadır:

“resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı iletimi; kamu kurumları arasında ve kurum içi yazışmalar; kurumlar, şirketler ve şahıslar arasındaki yazışmalar; beyannameler; tebligatlar; ihtar-ihbar-teyit-dilekçeler; abonelik-üyelik; elektronik fatura; banka hesap özetleri; ödeme emri; sipariş-sipariş onay; sözleşme-teklif-kira sözleşmesi; sigorta işlemleri; fatura-hesap belgesi-makbuz; bordo; ihale teklifleri; şirket içi yazışmalar; telif hakkı; müşteri bilgilendirme ve itiraz vb. hâller.”

Bu noktada her hizmet sağlayıcının farklı hizmetler sunup sunmadığı hususu sağlayıcı ile görüşülerek netleştirilmelidir.

Yine başka bir kaynak,

“Tebligat, ekstre, talimat, ödeme emri, bildirim, ihtar, ihbar, mutabakat, sözleşme, poliçe satışı, yenileme ve iptalleri, Beyanname, bildirge, teklif, sipariş, sipariş onayı, başvuru, dilekçe, duyuru ve çağrıların yapılması iştirak taahhütnamesi, Resmi ve Özel Kurumlarla Noter kuvvetinde iletişim İK süreçleri, özgeçmiş gönderimi/alımı ve müşteri şikâyetlerinin bildirilmesi / alınmas ,kamu yazışmaları, noter üzerinden yapılan tüm tebliğ, ihtar ve ibralar, iadeli taahhütlü posta ile yapılan yazışmalar, güvenlik ve gizlilik gerektiren tüm yazışmalar, personele ücret pusulası, zaman çizelgesi, ihtar, ibra ve izin onay formu, gibi İK dokümanlarının gönderimi, sicil dosyası işlemleri, denetim ve teftiş gibi tüm yazışmalar, genel kurul toplantı davet ve kayıtları, önemli toplantı çağrıları, her türlü etkinlik daveti, yasal geçerli elektronik mutabakat, elektronik sözleşme, elektronik senet ,elektronik sipariş ve sipariş onayı yapılabilir.” şeklinde hizmeti sıralamış olup Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu da benzer kullanım alanlarına yer vermektedir.

E-tebligatın olay kayıtları; KEP hizmet sağlayıcılar tarafından e-tebligat hizmetinin verilmesi esnasında meydana gelen ve mevzuat gereği kayıt altına alınması zorunlu olan tüm süreçleri kapsayacaktır. KEP hizmet sağlayıcılar, muhatabın adresine elektronik tebligatın iletilip iletilmediğine ve gecikme oluşmuşsa bu gecikmeye ilişkin olanlar da dâhil tüm süreçlerin olay kayıtlarını tutar; bu bilgileri idarenin sistemi vasıtasıyla tebligatı çıkaran mercie derhal bildirir. Olay kayıtları günde en az bir defa olmak üzere zaman damgası eklenerek güvenli elektronik imzayla imzalanır ve erişilebilir şekilde arşivlerde otuz yıl süreyle saklanmaktadır. Olay kayıtlarının tutuluyor olması sebebi ile E-tebligat ile muhatapların tebligatı alamadıklarını iddia etmelerinin zor olduğu  düşünülmektedir.

Bu noktada KEP adresinden sizlerin bildirim yapabileceği gibi KEP adresi alıp rehbere eklenecek olan gerçek ve tüzel kişilerin de bildirim yapabileceğini, yapılan bildirimlere ilişkin olarak yukarıda açıklanan nedenle bildirimin alınmadığı konusundan itirazın mümkün olamayacağı hususu önem arz etmektedir.

Konuyla alakalı dikkate alınması gereken diğer hususlar şöyledir:

• KEP sistemi hangi alanda kullanılmak isteniyorsa kullanılacağı alana ilişkin olarak taraflar arasındaki yazılı düzenlemede yer alması, özellikle işe alım ve işten çıkarmalara ilişkin kullanılmak isteniyorsa iş sözleşmesine bunların KEP yoluyla da yapılabileceğinin eklenmesi gerekecektir.

• İş ilişkisi kapsamında değerlendirmek gerekirse; KEP adresi ücrete tabi olduğundan dolayı işçi yönünden KEP adresi alınmasının zorunlu tutulması ve KEP ’ten bildirim yapılmasının işçi aleyhine yükümlülük doğurduğu şeklinde yorumlanması ihtimali mevcuttur. Bu sebeple işçi ile daha iş ilişkisi kurulmadan önce KEP adresine, KEP üzerinden yapılacak bildirimlere ve kayıt ücretine ilişkin şartların açık ve yanlış anlaşılmaya sebebiyet vermeyecek bir biçimde iş sözleşmesinde belirtilmesi uygun olacaktır.

• Öte yandan diğer önemli nokta ise Türk Ticaret Kanunu’nun tacir olmanın hükümlerini genel olarak düzenleyen 20. maddesinin III. fıkrasına göre tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmek veya mukaveleyi fesih yahut ondan rücu maksadıyla yapılacak ihbar veya ihtarların muteber olması için noter marifetiyle veya iadeli taahhütlü mektupla yahut telgrafla yapılması şartıdır. İşbu şart dikkate alınarak yine tacirler arası düzenlenecek akitlerde sözleşme serbestisi kapsamında ihbar ve ihtarlara ilişkin işlemlerin KEP sistemi üzerinden gerçekleştirileceği hususu kayıt altına alınmalı; aksi takdirde bu hususlarda KEP değil TTK hükmündeki yol izlenmelidir.